- Гибридные мероприятия — что это такое и что ждет ивент индустрию в 2020-2021 годах?
- Что такое гибридный ивент?
- Как привлечь участников на гибридное мероприятие?
- Сколько времени может длиться такой ивент?
- Гибридный корпоратив.
- Бюджет гибридного мероприятия.
- Гибридные мероприятия: 10 факторов успеха
- 1. Качественный звук
- 2. Быстрый Интернет
- 3. Количество и качество видеокамер
- 4. Взаимодействие поставщиков
- 5. Android и iOS
- 6. Тестовый запуск
- 7. Онлайн-аудитория
- 8. Взаимодействие спикера и удаленных участников
- 9. Особенности удаленного участия
- 10. Цели мероприятия
- Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату
- Что такое гибридные мероприятия
- Мобильная разработка в 2021 и до бесконечности
- Техническая сторона гибридных мероприятий
- Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия
- С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий
- Гибридное мероприятие в цифрах
- Увеличение охвата аудитории
- Оптимизация расходов
- Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)
- Что нужно знать организаторам при планировании гибридного мероприятия
- Eventicious Team
- Eventicious Team
- С какой целью участники придут на гибридное мероприятие?
- Сколько должно длиться событие?
- Как не сделать онлайн-участников гостями второго сорта?
- Каким должно быть расписание гибридного мероприятия?
- Каким будет бюджет гибридного мероприятия?
- Должны ли цены на онлайн- и офлайн- билеты различаться?
- Как реализовать нетворкинг на гибридном мероприятии?
- К каким трудностям нужно быть готовым?
- Гибридная модель это временное решение или новая норма?
- Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Гибридные мероприятия — что это такое и что ждет ивент индустрию в 2020-2021 годах?
По многим прогнозам — ивент индустрия будет восстанавливаться еще не один год, а пандемия и жесткие условия карантина, которые с 2020 года перейдут в 2021 год — диктуют свои условия ивент рынку, что собственно и способствует появлению новых форматов мероприятий, один из таких — это гибридный ивент.
Что такое гибридный ивент?
Гибридный ивент — это 2 формата Online и Offline объединённых в один ивент. Такой формат сейчас набирает обороты и популярность, поскольку в гибридных ивентах есть возможность не только общаться через экраны своих компьютеров, а и взаимодействовать с некоторыми участниками, которые будут принимать участие в режиме Offline.
Гибридные мероприятия позволяют организовывать ивенты с небольшой офлайн аудиторией и с неограниченным количеством участников в режиме онлайн. Это позволяет придерживаться всех норм карантина и проводить практически любые мероприятия, которые невозможно провести в режиме офлайн.
Как привлечь участников на гибридное мероприятие?
Для начала нужно определиться с целями данного ивента, что планируется за мероприятие и на какую аудиторию рассчитан ивент, чтоб участники были готовы потратить свое время или купить билет на данный ивент. Из таких мероприятий это может быть: нетворкинг, корпоратив, презентация бренда, онлайн тимбилдинг или обучающий семинар.
Если для такого мероприятия у вас есть качественный контент, то им можно завлечь хорошую аудиторию, как сделали в компании Apple в 2020 году и провели масштабнейшую онлайн-конференцию, в которой приняло участие более 22 миллионов человек.
А если задача в мероприятии — это нетворкинг и новые знакомства, то одного качественного контента будет недостаточно и нужно добавлять дополнительные инструменты, такие как геймификация.
Сколько времени может длиться такой ивент?
Онлайн мероприятия отличаются от мероприятий офлайн и находиться перед компьютером на таком мероприятии более 3-4 часов — сложно. Но наш опыт показывает, что возможно проводить и более длительные онлайн ивенты, даже на 6-8 часов.
Если грамотно организовать все процессы, наполнить онлайн мероприятие геймификацией, то завлечь участников будет не сложно на более длительные мероприятия в режиме онлайн.
Гибридный корпоратив.
Это очень популярный формат, когда есть выступающие в режиме офлайн (например руководство компании), а остальные участники — онлайн гости, но при этом нужно понимать, что обязательна двухсторонняя коммуникация, чтоб онлайн участники были вовлечены и не чувствовали себя гостями второго сорта.
Организация корпоратива онлайн и даже организация новогоднего корпоратива в формате онлайн — это реалии 2020 года. На сегодняшний день уже создано множество инструментов для таких форматов мероприятий и организовано уже более сотни онлайн ивентов и гибридных мероприятий.
Один из крутых геймифицированных элементов для гибридных мероприятий — это мастер-класс. Например — мы создаем брендированные эксклюзивные боксы с необходимым инвентарем, которые доставляем через службу доставки каждому участнику, а на самом онлайн мероприятии участники открывают свою волшебную коробку и создают какую-то поделку или коктейль из представленных компонентов/ингредиентов, с помощью нашего мастера, который в режиме онлайн всем покажет и расскажет, что и как нужно делать из реквизита в коробке.
Также на такие мероприятия можно приглашать артистов, музыкантов, звезд эстрады, выступления шоу номеров и прочих выступающих, что конечно же добавит крутизны вашему ивенту. А для уникальности и взаимодействия — можно сделать постановку с участием некоторых сотрудников компании и, например, с известным артистом. Вы представляете шок своих коллег, кто будет в режиме онлайн наблюдать за происходящим…)))
Бюджет гибридного мероприятия.
Конечно же бюджет такого мероприятия будет значительно ниже, чем формат офлайн — Вам не нужно арендовать помещение на всех участников и заказывать банкет. Но есть разные платформы для таких мероприятий, что тоже влияет на стоимость и гибридное мероприятие нужно также просчитывать, как и любой другой ивент, но акцентируем внимание, что будет однозначно дешевле.
У агентства Prime Event — множество идей и инструментов для гибридных мероприятий и онлайн ивентов. Но мы все равно ждем восстановления ситуации в стране и во всем мире и полноценного восстановления мероприятий офлайн, по которым все очень соскучились)
Гибридные мероприятия: 10 факторов успеха
Поделиться
Гибридные мероприятия стали новой реальностью современного event-бизнеса. Их неоспоримое преимущество — возможность подключения удаленной аудитории. Успех гибридных мероприятий обусловлен не только стремительным развитием технологий, но и особенностями современного бизнеса и общества в целом: постоянный цейтнот, стремление сократить издержки, связанные с проездом сотрудников, невозможность «оторваться» от рабочего места и многое другое.
Не имеет значения, идет ли речь о конференции Sapphire Now от компании SAP, в павильонах которой каждый раз разворачивается настоящая телевизионная студия, или о небольшом внутреннем совещании, где используют всего одну камеру, цель гибридных мероприятий одна — дать возможность онлайн-аудитории принимать активное участие в ходе всего мероприятия, имея при этом такие же возможности, как и у очных посетителей.
Перед вами 10 ключевых факторов, от которых зависит успех гибридного мероприятия.
1. Качественный звук
Слабый звук и помехи станут настоящим кошмаром для тех, кто решил посетить мероприятие удаленно. Речь спикера и вопросы участников должны звучать одинаково разборчиво, именно поэтому стоит позаботиться о качественных микрофонах и отличной технической поддержке в ходе сессий.
2. Быстрый Интернет
3. Количество и качество видеокамер
На этапе подготовки к мероприятию важно определиться, какие сессии будут транслироваться. В каждом зале должна быть установлена хотя бы одна видеокамера, если позволяет бюджет — сразу несколько. Снимая помещение с разных ракурсов, играя планами, вы сделаете трансляцию более разнообразной и привлекательной для зрителя. Говоря о выборе видеоаппаратуры, лучше остановится на HD-камерах, поддерживающих высокое качество полученного на выходе изображения.
4. Взаимодействие поставщиков
В процессе организации гибридного мероприятия задействовано большое количество поставщиков: компании, предоставляющие аудио- и видеосъемку, техники, вещательная компания, и скорее всего провайдер виртуальной платформы. Все они должны взаимодействовать друг с другом. Обеспечение слаженной работы всех поставщиков входит в задачи event-координатора. Очень важно убедиться в том, что все участники, вовлеченные в процесс организации мероприятия, находятся на связи и готовы решать совместные вопросы.
5. Android и iOS
Медиаконтент должен быть доступен для пользователей разных мобильных устройств: как с операционной системой Android, так и с iOS. Обычно за эту опцию отвечает вещательная компания.
6. Тестовый запуск
Компания SAP обычно проводит сразу два теста перед стартом конференции Sapphire Now и других гибридных мероприятий: за день и за полтора часа до открытия. Тестирование помогает избежать возможных ошибок и учесть все недоработки.
7. Онлайн-аудитория
В идеале посетители мероприятия должны беспрепятственно взаимодействовать с онлайн-аудиторией, видеть ее и слышать. Если же бюджет или технические возможности ограничены, необходимо позаботиться о том, чтобы удаленные участники имели возможность видеть и слышать все, что происходит на площадке, и оставлять комментарии и вопросы, к примеру, в сети Twitter. К тому же, организаторам стоит позаботиться о том, чем заполнить паузы в онлайн-пространстве, когда во время физического мероприятия объявлен кофе-брейк. Хорошей идеей будет создание виртуального модератора или гайда, с помощью которых онлайн-участники смогут с легкостью ориентироваться в конференции.
8. Взаимодействие спикера и удаленных участников
Напомните спикерам о необходимости приветствовать не только присутствующих, но удаленных зрителей. Важным нюансом при этом является умение держаться перед видеокамерой — взгляд спикера периодически должен быть обращен в камеру. В случае вопроса из чата спикеру необходимо упомянуть имя и место жительства автора. Так участник почувствует себя частью происходящего, даже не смотря на то, что физически он там присутствовать не смог.
9. Особенности удаленного участия
Посетители очного мероприятия присутствуют на площадке целый день, чего не стоит ожидать от онлайн-слушателей. Большинство удаленных пользователей проводят у экранов компьютеров только пару-тройку часов, это вполне нормальное явление. Не стоит ожидать от удаленного участника, что он просидит у монитора ровно столько времени, сколько длится вся сессия. Задача event-команды — продумать, каким образом ненавязчиво преподнести онлайн-информацию и чем удержать внимание пользователя.
10. Цели мероприятия
В конечном счете, использование онлайн-технологий является не просто способом удивить публику, а средством достижения определенных целей. Следует основательно продумать цель, которую вы хотите добиться с помощью того или иного мероприятия. Когда цель сформирована, выбор аудиовизуальных средств упрощается, таким образом вы поймете, какие опции сделают ваше мероприятие более эффективным.
Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату
Гибридный формат мероприятий позволяет в некоторой степени компенсировать недостатки онлайн-ивентов. Исполнительный директор агентства Sobytie Communications Татьяна Слободян подготовила краткий гид по гибридам.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.
Что такое гибридные мероприятия
Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.
В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.
Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.
Мобильная разработка в 2021 и до бесконечности
Самый эргономичный спецпроект Cossa и Surf — о том, как создавать и развивать удобные, полезные приложения. Кейсы, обзоры, советы экспертов: всё ценное в одном месте.
Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.
Техническая сторона гибридных мероприятий
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.
Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.
В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.
Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).
Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.
Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия
Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.
Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.
Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.
Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.
Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.
Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.
Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий
Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.
Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.
Гибридное мероприятие в цифрах
Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.
Увеличение охвата аудитории
Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.
Оптимизация расходов
Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.
Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)
Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.
Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.
Что нужно знать организаторам при планировании гибридного мероприятия
Eventicious Team
Read more posts by this author.
Eventicious Team
Мероприятия с небольшим числом участников на площадке и большой виртуальной аудиторией (гибридные мероприятия) — новая реальность индустрии событий, по крайней мере на ближайшее время.
В сегодняшних условиях высокой неопределенности формат, сочетающий в себе офлайн и онлайн, выглядит наиболее оптимальным и наименее рискованным вариантом. Гибрид позволит и организаторам, и участникам иметь спасительный «план Б» на случай введения ограничений и решает множество других задач от привлечения крупных спонсоров при небольшом числе очных участников до соблюдения требований социального дистанцирования.
Как все новое и хайповое, гибридный формат пока больше похож на привидение — все о нем говорят, но мало кто видел и ещё меньше тех, кто делал. Мы сформировали несколько основных вопросов, которые, на наш взгляд должны задать себе организаторы мероприятия. Ответы на них помогут понять, насколько подходит им гибридная модель и каким образом её лучше воплотить в жизнь.
С какой целью участники придут на гибридное мероприятие?
Как и в случае любого другого онлайн или офлайн события, планирование успешного гибридного ивента начинается с определения целей. Ради чего участники будут приобретать билет и тратить свое время?
Если главная ценность мероприятия — уникальный контент, то достаточно организовать качественную трансляцию, чтобы удовлетворить участников. От офлайн-участия, в этом случае, можно и вовсе отказаться и арендовать площадку только для записи выступлений спикеров.
Так поступили, например, в Apple при организации своей ежегодной конференции для разработчиков WWDC в июне этого года. WWDC- 2020 стала самой масштабной за все время существования конференции — более 22 миллионов онлайн-участников на всех потоках.
Если же главная ценность мероприятия в нетворкинге или знакомстве участников друг с другом, одной трансляции будет уже недостаточно. То же самое можно сказать и про образовательный формат. Для обучения потребуется помимо трансляции ещё и механизм получения обратной связи от экспертов и способ контроля усвоения материала.
Сколько должно длиться событие?
Перемещаться между аудиториями на площадке и переключаться между онлайн-трансляции — далеко не одно и то же. Долго сидеть у экрана человеку физически тяжело: максимум времени, которое участник удерживает внимание перед монитором — 3 часа.
По этой причине часто бывает целесообразно растянуть обычно двухдневную конференцию до недели или нескольких недель. Так поступили, например, организаторы Форума «Вовлекая в культуру счастья».
В гибридном формате можно реализовать многодневную программу, которая будет сочетать в себе живое и виртуальное общение, например, онлайн-трансляции выступлений экспертов и живые дискуссионные встречи.
Как не сделать онлайн-участников гостями второго сорта?
Главный вызов гибридной модели мероприятий состоит в том, чтобы поддерживать живую и виртуальную аудитории одинаково вовлеченными. У участников не должно складываться впечатления, что это два разных, отдельных мероприятия, происходящих паралльльно.
Важно, чтобы те, кто участвует онлайн, не чувствовали себя ущемлёнными, особенно если мероприятие платное. В идеале каждый из форматов участия должен иметь свои преимущества и давать особый опыт.
Это может обеспечить, например, специальный пакет сувенирки для виртуальных участников событий, который доставляется по почте. Помимо обычных блокнотов и ручки, в наборе могут быть особые сувениры только для тех, кто участвует онлайн.
Посылка с пакетом участника онлайн-события. Источник: Bizbash
Еще одна идея в копилку: транслировать онлайн немного бекстейджа — закулисные кадры и мини-интервью со звездными спикерами, предваряющие трансляцию и другой эксклюзивный контент.
Но лучший способ не разделять очных и заочных участников — собрать их на общей виртуальной площадке, например в ивент-приложении.
Каким должно быть расписание гибридного мероприятия?
Как и в случае онлайн-событий, расписание гибридных мероприятий должно создаваться с учетом проблемы часовых поясов. Организаторам стоит продумать, как сделать время удобным если не для всех, то хотя бы для большинства участников.
Если у вас большая разница в часовых поясах, много участников и из европейской части России и из Дальнего востока, вы не сможете провести главную сессию только один раз. Нужно будет решить, будет контент дважды в программе или будет записан и ретранслирован.
Второй момент, касающийся программы: виртуальная часть гибридного мероприятия не обязательно должна в точности соответствовать очной. Вполне возможно, будет достаточно организовать прямую трансляцию только для ключевых сессий и предоставить онлайн-участникам доступ к видеозаписям остальных выступлений, чтобы они могли посмотреть их в любое удобное время.
Каким будет бюджет гибридного мероприятия?
Небольшое мероприятие с личным присутствием означает возможность использования новых и альтернативных площадок, которых раньше, когда мероприятия проходили для большого числа людей, даже не рассматривались. Это поможет сократить бюджет на аренду площадки — одну из основных статей затрат организаторов.
В то же время качественная профессиональная трансляция стоит немало, и это тот пункт, на котором не стоит экономить.
Нужно заложить бюджет на организацию съемки, видео-продакшн, организацию и тех. поддержку онлайн-трансляции, виртуальную площадку, где участники будут смотреть эфир и т.п. Потребуется также услуги дизайнера-клипмейкера для создания отбивок и визуальных эффектов, чтобы удержать внимание виртуальных посетителей.
Должны ли цены на онлайн- и офлайн- билеты различаться?
Хотя впечатления от виртуального мероприятия в идеале должны быть такими же сильными, как и от личного участия, скорее всего, онлайн-билеты будут стоить дешевле.
В условиях большой неопределенности важно заранее продумать конвертацию офлайн билетов в онлайн. Если участник по какой-то причине не сможет присутствовать лично (а это в текущих условиях серьёзный риск), как он сможет поменять формат участия? Будет ли компенсирована разница в стоимости?
Как реализовать нетворкинг на гибридном мероприятии?
Нетворкинг — серьезная проблема для онлайн-мероприятий. Она встаёт ещё более остро, когда некоторые гости присутствуют на мероприятии лично, а некоторые — только виртуально. Хорошая новость состоит в том, что ивент-технологии достигли такого уровня развития, чтобы обеспечить полноценный нетворкинг для всех участников.
Чтобы сделать гибридное мероприятие полезным с точки зрения нетворинга, комментариев к трансляции или чата в мессенджере будет недостаточно. Понадобится инструмент, помогающий участникам знакомиться и находить полезные контакты, а ещё лучше — сразу назначать живые или онлайн-встречи.
Тут может пригодится приложение для мероприятия с функционалом нетворкинга, которым будут пользоваться в равной степени и онлайн- и офлайн- участники.
Ещё одна идея для нетворкинга: заранее познакомить между собой онлайн-участников, живущих в одном городе и помочь им встретиться лично. Участники из одного города могут вместе смотреть трансляции конференции, делясь эмоциями и идеями.
К каким трудностям нужно быть готовым?
В «живой» части гибридного мероприятия, нужно быть готовыми к ограничениям, связанным с мерами по предотвращению распространения COVID. Где-то это будут ограничения по количеству допустимых участников, где-то — требования соблюдения социальной дистанции и обязательное наличие средств индивидуальной защиты. В любом случае организаторам придётся продумать перечень мер для защиты участников и заложить соответствующие расходы в бюджет.
Для виртуальной составляющей ключевым фактором станет поддержание вовлеченности аудитории. И тут тоже понадобится свой перечень мер по удержанию внимания и включения онлайн-участников в активности, ключевой из которых будет безупречно организованная трансляция. Если картинка размыта, прерывается или зависает это моментально убьёт вовлечённость.
Гибридная модель это временное решение или новая норма?
Когда угроза COVID-19 пройдет, участники мероприятий, скорее всего, захотят снова собраться лицом к лицу. При этом модели и инструменты, апробированные при организации онлайн- и гибридных событий эпохи социальной дистанции, останутся в арсенале организаторов и могут пригодится, например, для расширения охвата.
Не каждый может уделить конференции несколько дней жизни, оставив семью, домашних животных, отложив рабочие обязанности. Если организаторы научатся делать виртуальное участие в мероприятии столь же полезное и эмоционально насыщенное, как и очное, это поможет привлечь новую аудиторию. Таким образом, гибридная модель может стать новым шагом эволюции конференции или форума.
Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Получайте свежие статьи прямо на свою почту